לבחור נכון את גודל המשרד

9 אפריל 2020

שתף מאמר:
לבחור נכון את גודל המשרד

בחירה של משרד חדש, בין אם בשכירות או בקנייה, היא בחירה שיש הרבה לחשוב בה לפני שמקבלים את ההחלטה. ברוב המקרים, מקובל מאד בענף הנדל"ן העסקי להשכיר משרדים כך שהמחיר יהיה לפי גודל המשרד, כלומר מתבצעת מדידה מדויקת ומדוקדקת של כמה מ"ר יש במשרד ועל פי נתון זה ייקבע גובה דמי השכירות. מכאן חשוב להבין שבחירה במשרד בגדול הנכון היא קריטית והכרחית ולא כדאי להקל בכך ראש. כל מי שעומד לשכור משרד רוצה שהמשרד יענה על הצרכים, יתאים למה שצריך לעשות בו ולא יהיה קטן מדי או גדול מדי. משרד קטן מדי יהיה צפוף ולא נוח עבור מי שאמור לעבוד בו ומשרד גדול מדי יביא לכדי הוצאה גדולה שעלולה להפוך את השכירות כולה ל-לא רווחית ולא כדאית בטווח הארוך. אז איך הכי כדאי לבחור את גודל המשרד?

מה מגולם במחיר של מ"ר משרד להשכרה?

כאשר בוחנים אפשרויות של שכירת משרדים חשוב להבין ממה נובע המחיר ואיך הוא נקבע. בדרך כלל מקובל לא לשכור אך ורק את המשרדים עצמם אלא את כל השירותים הנלווים שמאפשרים את עצם קיומו ופעילותו של המשרד – חניון צמוד, שירותי ניקיון ותחזוקה, מעלית תקינה לשימוש השוכרים והלקוחות שמגיעים אליהם, שירותי אבטחה וקבלה בלובי הכניסה, עזרה ראשונה וחדרי שירותים בכל קומה או כאלה ששייכים למרחבים מסוימים וממוקמים במרחק הליכה נוח מהמשרד עצמו. מחיר השכירות לכל מ"ר של משרד יכלול את כל המרכיבים האלה, שכן אי אפשר יהיה, למשל, לשכור משרד ללא שירותי ניקיון או לוותר על שירותיה של פקידת הקבלה. אפשר יהיה להוזיל את המחיר, לדוגמא, אם לא יהיה צורך בחניות.

איך קובעים את גודל המשרד?

להלן כמה נושאים ונקודות למחשבה שצריכים להילקח בחשבון כאשר בוחנים את האפשרויות והמשרדים העומדים על הפרק בהתייחס לגודל שלהם – 

  • מי אמור לעבוד במשרד – כמה עובדים אמורים להגיע, כמה מהם גם ייפגשו עם לקוחות, האם יידרש אזור המתנה למבקרים ועוד.
  • חלוקה פנימית – האם המשרד הרלוונטי יהיה מורכב מחלל אחד שבו יעבדו כולם או שמא נדרשת חלוקה פנימית לכמה משרדים או עמדות עבודה? 
  • חדרים גדולים יותר או קטנים יותר – ישנם עסקים שמשכירים משרדים רק לצורך קיום אירועים מיוחדים, כמו ישיבת הנהלה עם הרבה משתתפים ולכן יצטרכו רק חדר ישיבות. זהו שיקול חשוב.
  • הימנעות מצפיפות – למרות הרצון העז לחסוך כמה שאפשר בדמי השכירות חשוב מאד לשים לב היטב למספר העובדים שאמורים להיות נוכחים בעת ובעונה אחת במשרד ולא פחות חשוב מכך – למבנה הגוף שלהם – אדם גבוה מאד יתפוס יותר מקום בחלל וזה נתון שכדאי לקחת בחשבון כדי להימנע מצפיפות וכדי לדאוג שהעובדים יעבדו וישהו בחלל בנוחות.
  • חדרים או חללים נוספים – האם נדרשים חללים נוספים במשרד? חדר המתנה? מחסן, מטבחון, עמדת קבלה, אזור של מדפסות או ציוד חומרה ועוד?

התייעצות אישית והתאמה לכל חברה או עסק

יש חשיבות גבוהה לקבלת ייעוץ אישי ומקצועי לפני המהלך של שכירת משרד. מי שמתמחה בתחום של השכרת משרדים יוכל לייעץ, להאיר נקודות למחשבה או לתת טיפים ועצות שנובעים מתוך הניסיון ארוך הטווח שלו. ייעוץ כזה יכול לסייע במציאת המשרד שיהיה הכי מתאים לצרכים והדרישות וכך לא יתבזבז כסף לחינם עבור השכירות של המשרד והוא יתאים בדיוק לאופי העבודה והעובדים שמגיעים אליו מדי יום או מתי שצריך. שכירות היא הוצאה גבוהה ולכן כדאי שהיא תהיה בגובה המדויק שצריך ולא יותר.