זה נשמע די מאיים ומתיש, לעבור משרד. פרויקט רציני, רב-שלבי, הכולל חוסר וודאות, תיאומים שונים ומחשבה על המון פרטים. אבל אם מתכננים נכון ונערכים מראש בזמן, זה יכול להקטין הרבה “כאבי ראש”, מתחים ומצבים לא צפויים.
בכל מקרה, צריך לנשום עמוק, להשתדל לקחת את הדברים כמה שיותר בקלות, ולדעת שבסופו של דבר יהיה לכם משרד חדש ונוח ושהמעבר היה כדאי. מומלץ להתחיל בהכנות למעבר כחודשיים מראש. לקבוע תאריך ולהתחיל ולפעול.
במאמר שלפניכם נשמח לשתף אתכם במספר טיפים ועצות, כדי שהמעבר למשרד חדש יהיה כמה שיותר קל.
שלב ראשון – מציאת מקום חלופי
כמה דברים שחשוב לבדוק במציאת מקום חלופי. ראשית המיקום. האם האזור הגיאוגרפי בו ממוקם המשרד החדש מתאים לכם מבחינת תחבורה, קירבה למקום מגוריכם, אזור סואן או שקט בהתאם לצרכיכם.
בנוסף, השטח. האם שטח המשרד החדש הוא בגודל הרצוי לכם. שטח גדול יותר ממה שהיה לכם אם אתם חברה שמתרחבת, או שאתם מתייעלים ועוברים למקום קטן וחסכוני יותר.
שלב שני – הכנות
דבר ראשון קובעים תאריך. תאריך המעבר תלוי במועד בו תקבלו את המפתחות למשרד החדש ומתי הוא יהיה מוכן למעבר מבחינת שיפוצים, התקנות נדרשות וכד’.
כאמור, כחודשים לפני התאריך שנקבע כתאריך המעבר, מתחילים בהכנות. יש להיערך לקראת “אריזת” המשרד הקיים והעברתו למשרד החדש. ויש הרבה דברים הדורשים טיפול מקדים מבחינת תכנון המשרד החדש.
תכנון של תקשורת וחשמל ומערכות שונות. נקודות חשמל, בדיקת מהירות אינטרנט של בזק, מערכת מיזוג אויר, תאום בין גורמים שונים כגון עירייה, חברת חשמל, ספקי אינטרנט, התקנת אזעקה, ביטוח, תיאום עם בעלי מקצוע שונים, ושיפוץ במידת הצורך.
כמו-כן, יש להחליט אם נדרש ציוד חדש והאם כל הציוד הקיים עובר למשרד החדש או שיש דברים שיישארו מאחור.
שלב שלישי – המעבר
לאחר שגיבשנו החלטה מה אנחנו מעבירים למשרד החדש, יש ליצור קשר עם חברת הובלה. כדאי לקבל המלצות ממכרים או קולגות לגבי חברת ההובלה. חברת ההובלה קובעת את המחיר על פי התכולה המיועדת להובלה והן מספקות את הקרטונים הנדרשים, כולל אמצעי סימון ואריזה.
ואז מגיעים ליום המעבר. יום המעבר חייב להתנהל כפרויקט לכל דבר ועניין, עם הנחיות של נוהל מעבר, מנהל הפרויקט, מנהלים מטעם המחלקות השונות, מה אורזים, איך אורזים, סימונים ומתי יש להגיע למשרד החדש כדי לפרוק בו את הציוד. וזהו. עברתם משרד. בהצלחה.